Als je een bedrijf begint, of net bent begonnen, ga je waarschijnlijk ook meer mailen. Jouw potentiële klanten sturen jou een verzoek om informatie of een offerte. In een ander geval mail jij je brochure nadat iemand jou heeft gebeld. Ook je facturen ga je waarschijnlijk per mail versturen. Dat werkt immers veel handiger en sneller dan via de reguliere post. Een factuur die jij vandaag digitaal verstuurt, ontvangt jouw klant immers op hetzelfde moment, en niet pas morgen of overmorgen. Je kunt natuurlijk een mailadres gebruiken dat je toch al had, wel zo makkelijk. Wij leggen je uit waarom het veel slimmer is om een aparte, zakelijke mailaccount aan te maken.
Vertrouwen
Stel, je zoekt een architect en iemand geeft jouw twee namen, telefoonnummers en mailadressen. Met wie neem je dan het eerste contact op? Degene met het mailadres pietjem1973@hotmail.com of de ander, met mailadres piet.mulder@architectenbureaumulder.nl? Het eerste mailadres is helemaal prima om te gebruiken in het contact met vrienden en familie (mensen die jou al kennen), maar komt niet erg professioneel over voor zakelijk mailverkeer. Het tweede mailadres geeft je al snel het vertrouwen dat je hier met een professional te maken hebt.
Gratis reclame
Je hebt er vast nooit over nagedacht, maar de naam van je bedrijf in je mailadres genereert gratis reclame voor je onderneming. Iedere keer als jij iemand mailt, of andersom, ziet diegene jouw bedrijfsnaam. Zo goed als dit werkt voor je naamsbekendheid, zo nietszeggend is een hotmailaccount voor zakelijk gebruik.
Slimme verwijzing
Met een zakelijk mailadres waarin de naam van je website is verwerkt (vaak ook de naam van je bedrijf) verwijs je potentiële klanten ook nog eens ongemerkt naar jouw website. Zie het voorbeeld hierboven. Het gemak dient de mens ook in zakelijk opzicht toch?
Mailaccount en domein in één
Veel mensen gebruiken een mailadres dat ze ooit hebben aangemaakt toen ze voor een bepaalde provider kozen, op dat moment een verstandige, prima keuze. Maar wat nu als je niet meer tevreden bent over deze provider of andere redenen hebt om over te stappen? Dan gaat bij jouw afmelding ook jouw mailaccount uit de lucht. We hoeven je vast niet uit te leggen hoe onhandig dat is. Kies je voor een eigen domeinnaam en bijhorende mailaccount, dan zijn die in principe voor eeuwig. Ook als je op termijn blijer wordt van een ander hostingbedrijf blijft jouw mailadres in gebruik.
Meer keuzevrijheid bij je eigen domein
We hadden ’t al even over een eigen domeinnaam. Binnen jouw eigen domein bepaal jij zelf hoe een tweede, derde of honderdste mailadres komen te heten. Je bent niet, zoals bij gratis mailproviders, beperkt doordat andere mensen exact dezelfde naam wilden, wat gebeurt bij veel voorkomende voor- en achternamen. Krijg je partner ook een mailadres binnen jouw domein? Of een nieuwe medewerker? Of op termijn wellicht één van je kinderen? Jij bent de baas over de namen van de mailadressen.
Betere beveiliging
Een belangrijk punt bij zakelijk mailen is veiligheid. Je wil geen last hebben van virussen. Zeker als je bij een hostingbedrijf bent aangesloten, zijn jouw domein en account veel beter beschermd dan bij gratis mogelijkheden. Daarnaast worden er vaak back-ups voor jou gemaakt, zodat de kans dat je iets kwijtraakt flink wordt geminimaliseerd.